Kako kvalitetno iskoristiti svoje vreme i istovremeno podsticati tim sa kojim radite?

Ukoliko niste navikli da radite samostalno, upravljanje vremenom zahteva da uzmete u obzir kakav uticaj vaša svakodnevnica ima na vaše okruženje.

Lingvisti poput George Lakoff-a i Mark Johnson-a su primetili da metafore koje koristimo u kontekstu vremena poput: “Vreme je dragoceno“, i “Vreme je novac“ , odražavaju svetu nestašicu ovog dragocenog resursa.

Upravo zbog toga nas ne iznenađuje činjenica da je upravljanje vremenom jedan od najvećih izazova na savremenom radnom mestu. Kako bi maksimizirali svoju efikasnost postoji niz alata koji su dizajnirani da pomognu u tome, ali na koje se ne možete u potpunosti osloniti ukoliko radite u kolektivu.

Ključ uspeha je biti nemilosrdan prema svom vremenu, ali korektan prema svom timu. Ovih osam alata će vam pomoći da istovremeno upravljate vremenom na kvalitetan način, ali i da podržavate svoj tim!

1. Uradite prethodnu proveru

Objasnite saradnicima zašto postoji potreba za promenom određenih vremenskih navika i kakav će to imati uticaj na njih, uz ideju da se zajedno dođe do određenog rešenja koje će svima odgovarati.

2. Predložite kompromis

Ukoliko od vas neko zahteva da učinite nešto što ometa vaš radni tok, stavite im do znanja šta to podrazumeva kao i koje promene ćete morati da napravite, i pronađite zajedničko rešenje.

3. Prikažite vaš “deo kolača“

Napravite vizuelni prikaz vašeg dela posla, uz ključne uloge koje ima svaki deo tima. Predstavite svoje obaveze u datom trenutku i razmotrite da li imate prostora da pomognete i drugima.

4. Kreirate “ako-onda“ pravila

Ovaj kriterijum predstavlja skup pravila koja automatizuju akcije. Na primer, ako ste menadžer koga kolege konstantno bombarduju pitanjima, onda tražite od svog tima da smisle barem jedno rešenje pre nego što vas zamole za pomoć. Ova metoda će pomoći i vama da uštedite vreme, i zaposlenima da budu samostalniji.

5. Kreirajte “mračno vreme“

Ovaj termin se koristi da se opiše vreme u kojem zaposleni nisu dostupni za rad (nakon radnog vremena ili vikendom). Takve norme sprečavaju da zaposleni prebrzo “izgore“. Za lidere je neophodno da primene ove modele ponašanja.

6. Držite se “radnog vremena”

Stvaranje novih radnih navika na poslu može izazvati anksioznost. Ljudi mogu osećati kako gube pristup veoma važnom resursu, te im morate staviti do znanja da mogu da računaju na vas ukoliko im je potreban razgovor.

7. Model integriteta vremena

Dokazano je da najefikasniji timovi rade po principu preciziranja vremena do kada neki posao treba da se obavi, zakazuju sastanke kod kojih podrazumevaju da postoji dovoljno vremena za razgovore, a takođe poštuju zahteve i vreme drugih osoba sa kojima rade i sarađuju. Najčešće ne postavljaju “brza pitanja”, kada neko zamoli za pomoć ne kažu da “imaju minut vremena” i nikada ne traže da se nešto obavi “što pre i što brže”

8. Organizujte svoj kalendar

U mnogim organizacijama sastanci mogu predstavljati i čist gubitak vremena, i ljudi najčešće ne znaju da negativno odgovore na pozive jer se plaše da krše kulturnu normu. Ukoliko niste sigurni u kojoj meri doprinosite sastanku, raspitajte se na vreme koji je cilj i koji su prioriteti sastanka. Upotrebom ovih metoda moguće je kvalitetnije upravljati vremenom i održavati pozitivan odnos sa kolegama.