Vodič za digitalni rad

Gde početi?

Usvajanje perspektive rada na daljinu znači sagledavanje svakog aspekta vašeg poslovanja uz pretpostavku da bilo ko može biti udaljen u bilo kojem trenutku. Počnite sa osnovama:

Na koga se odnosi vaša politika rada na daljinu? Započnite mapiranjem ko u vašoj kompaniji može raditi na daljinu. Neke vrste poslova su pogodnije za podeljene timove od drugih i treba da budete svesni da će izvršavanje nekih zadataka biti teže od trugih te će biti potrebna dodatna podrška.

Revizija raspoloživog IT hardvera i softvera. Svaki član tima koji radi od kuće mora imati adekvatnu opremu, od stola, preko mikrofona i sličnih stvari, kako bi se projekti pratili a zadaci izvršavali na vreme. IT za rad na daljinu mora uključivati sigurnost i zaštitu podataka.

Postavite komunikacioni protokol unapred. Veoma važna stavka za udaljene timove, jer saradnja sa timom čiji su članovi raspoređeni na više lokacija zavisi upravo od dobre komunikacije. Uverite se da stil komunikacije odražava kulturu vaše kompanije.

Kreirajte ličnu “remote” rutinu

Stvorite distance između posla i slobodnog vremena. Kako biste bili maksimalno efikasni, potrebno je da imate radni prostor kao i da stvorite distance između posla i doma. Ukoliko imate zasebnu sobu, koristite je kao kancelariju, ako ne, koristite prostor koji genralno ne koristite u slobodno vreme. Menjajte radne lokacije s vremena na vreme.

Stvorite radno okruženje. Odredite neko mesto koje ćete koristiti sprecijalno za rad. To bi mogla da bude stolica ili određeni sto, mesto koje je u skladu sa vašim radnim prostorom.

Kreirajte jutarnju i večernju rutinu. Ovo vam može pomoći da lakše započnete i završite dan. Preporučuje se da rutinu održavate jednostavnom i doslednom.

Potrudite se da nemate nikakva ometanja u toku radnog vremena. Omogućite “do not disturb” režim na telefonu i fokusirajte se.

Planirajte ono na čemu ćete raditi unapred. Važno je da promenite rutinu ukoliko vam ne odgovara, ali je podjednako važno da se obavežete na dnevni red koji određuje svaki zadatak pre nego što ga započnete. Učvrstite svoj raspored dan ranije i učinite da se osećate zvanično kada započnete sa njim.

Predlozi kako da ostanete zdravi, kako mentalno tako i fizički dok ste kod kuće

- šetnja parkom ujutru pre posla

- zdrava hrana i puno vode

- vesti i društvene medije ograničite na nakoliko puta dnevno

- isprobajte novi recept za večeru

- posvetite barem pola sata porodici svaki dan

- meditirajte pred spavanje

- spavajte 8 sati

Kultura u "remote" okruženju

Kultura govori o tome kako radite, kako komunicirate sa kupcima, kako komunicirate sa timom, koliko posla radite. Različiti alati omogućavaju timsku saradnju i zabavu. Poverenje je temelj tima koji radi na daljinu jer udaljeni timovi moraju da veruju svojim saigračima. Zahvalite se nekome svakoga dana. Primetite koliko vaš tim dobro radi i prepoznajte to. Različita mišljenja rešavajte na Zoom-u a ne na običnim četovima. Lični sastanci su takođe veoma važni.

Alati za rad na daljinu

Aplikacije za komunikaciju u realnim vremenu: Ukoliko želite da imatea video konferenciju ili sarađujete na deljenim datotekama, postoji mnoštvo opcija, od jednostavnih mobilnih aplikacija do softvera poslovnog kvaliteta sa sofisticiranim mogućnostima upravljanja i bezbednosti.

Timski čet: Slack je jedan od najpopularnijh alata za to. Besplatan alat za timski rad koji omogućava deljenje datoteka putem Google documents i Dropbox-a.

Video čet: Google Hangouts je jedna od najakših usluga video ćaskanja za korišćenje. Možete pratiti uživo video sa još 10 ljudi, Hangouts radi na svim računarima i može se korostiti na Android i IOS platformama. Za veći broj korisnika možete koristiti Zoom.

Među najboljim aplikacijama kao kanalima komunikacija nalaze se: Slack, Zoom, Skype, Microsoft Teams, Google Hangouts, Discord, GoTo Meeting, join.me, Aircall, Krisp, Mural, Yac, Around.

Među najboljim aplikacijama kao alatima za saradnju nalaze se: Deskle, Miro, Friday, GitHub, Frame.io, Loom, Google docs, Google Drive, Tandem, Dropbox, Slido, Focusmate.

Ključne tačke komunikacije

Postavljanje radnog vremena; Kreirajte sebi fiksno radno vreme kada ćete obavestiti i svoj tim da ste prisutni i da vam se mogu obratiti.

Započnite svoju radnu nedelju sastankom; Svakog ponedeljka započnite radnu nedelju sastankom u celoj kompaniji, ili vašim timom.

Pogled na širu sliku; Kreirajte nedeljne sastanke kako biste pokazali šta svako odeljenje u poslu radi. Usredsredite se na zanimljive pobede iz nedelje.

Podržite i mlađe članove vašeg tima; Sa onim članovima tima koji su na juniorskih pozicijama, često je više nesigurnosti. Osigurajte da i ovi članovi budu podjednako uključeni kako bi se obezbedio uspeh.

Kako biti efikasan menadžer u novom "remote" okruženju

Postavljanje realnih očekivanja; Veliki broj problema nastaje kada menadžeri i lideri ne govore koja su njihova jasna očekivanja i šta im je zaista potrebno od kojeg zaposlenog. Osigurajte da timovi znaju prioritete, ciljeve i vremenski okvir projekta ili radnog zadatka i imaju zajednički prostor gde mogu lako da im pristupe. Što ste razumljiviji, to je bolji rezultat. Pogrešno komuniciranje biće razlog broj 1 da stvari ne idu kako treba.

Budite transparentni; Menadžer je lider i postavlja smernice i tempo za ceo tim. Da bi sledio taj tempo, mora biti vidljiv. Dobri menadžeri osiguravaju da su vidljivi timu, a tim zna tu vrednost koju mu dodaje menadžer.

Merenje performansi; Većinu ljudi čini srećnim kada znaju da su dobro obavili posao. Dobri menadžeri mogu motivisati zaposlene tako što im postavljaju ciljeve i referentne vrednosti kako bi znali da li ispunjavajau svoje obaveze.

Ohrabrite i pohvalite svoj tim; Dobićete daleko bolji učinak svog tima tako što ćete ga umesto njega pohvaliti. Dajte kritiku tamo gde treba, apsolutno je u redu, ali pohvale su ono što će ih motivisati i inspirisati, pa dajte kredit tamo gde treba.

Postavite ritam za redovnu komunikaciju; To bi zahtevalo obezbeđivanje dnevnog reda gde je moguće i takođe slediti isti. Takođe odredite vreme za sastanke jedan na jedan sa direktnim izveštajima i osigurajte da se to sastoji od dvosmerne komunikacije kako bi obe strane jedna od druge dobile ono što im je potrebno.

Upotrebite video gde je to moguće; Ne može nikada biti isto kao razgovor licem u lice ali je mnogo bolji od mail-ova i poziva i osigurava da su obe strane fokusirane da nadoknade propušteno. Takođe ćete biti u mogućnosti da vidite jedno drugo, emocije, izraze lica i smirenosti.

Izvor: https://www.notion.so/